صارف رہنما

ہر انوائس ڈیش بورڈ، یا سیلز اور خریداری کی اسکرینوں پر موجود شامل کریں بٹن سے شروع ہوتی ہے۔ یہ تین راستے دیتا ہے، اور تینوں ایک ہی جگہ ختم ہوتے ہیں: ایک محفوظ انوائس جس کے میزان سرور پر دوبارہ گنے گئے ہوں اور جس کی تفصیلات UAE ای-انوائسنگ قواعد کے مطابق جانچی گئی ہوں۔

دستی طور پر شامل کریں

1. کسٹمر (فروخت کے لیے) یا سپلائر (خریداری کے لیے) منتخب کریں۔ اگر وہ ابھی آپ کی ڈائریکٹری میں نہیں ہیں تو وہیں شامل کر لیں؛ شروع کے لیے نام، ویٹ کی حیثیت اور TRN کافی ہیں۔
2. ہر لائن شامل کریں۔ کوئی محفوظ پروڈکٹ یا سروس چنیں، یا نئی ٹائپ کریں؛ مقدار، ویٹ سے پہلے کی یونٹ قیمت اور اختیاری رعایت طے کریں۔ ویٹ کی قسم اور شرح پروڈکٹ سے آتی ہے اور ہر لائن پر بدلی جا سکتی ہے۔
3. اجرا کی تاریخ، ادائیگی کی آخری تاریخ اور ادائیگی کا ذریعہ طے کریں۔ دستاویز کی قسم آپ کے کاروباری پروفائل کے مطابق ہوتی ہے: ویٹ رجسٹرڈ فروخت کنندہ کے لیے ٹیکس انوائس، ورنہ تجارتی انوائس۔
4. تصدیق کریں دبائیں۔ ایپ ہر میزان دوبارہ گنتی ہے، انوائس جانچتی ہے اور محفوظ کر لیتی ہے۔

اگر قواعد کو درکار کوئی چیز اب بھی باقی ہو — خریدار کا پتا، TRN، کسی لائن کی تفصیل — تو فارم سادہ الفاظ میں بتاتا ہے کہ کون سا خانہ ہے۔ اسے درست کر کے دوبارہ تصدیق کریں، یا بعد میں جائزہ لیں چن کر انوائس ابھی محفوظ کریں اور اسے «جائزہ درکار» سے مکمل کریں۔

دستاویز سے شامل کریں

ایپ کے اندر موجود اسکینر سے کاغذی انوائس کی تصویر لیں، گیلری سے تصاویر چنیں، یا PDF اپ لوڈ کریں۔ ایپ فروخت کنندہ، خریدار، لائنیں، میزان اور دستاویز پر چھپا انوائس نمبر پڑھتی ہے، پھر ایک جائزہ مرحلہ کھولتی ہے جہاں آپ کچھ بھی محفوظ ہونے سے پہلے اس کے پڑھے ہوئے کی تصدیق کرتے ہیں۔ سپلائر کا انوائس نمبر ہی انوائس نمبر رکھا جاتا ہے؛ جس دستاویز پر قابلِ مطالعہ نمبر نہ ہو اسے آپ کی ترتیب میں اگلا نمبر ملتا ہے۔

آپ ایک ساتھ کئی دستاویزات لے سکتے ہیں — ایک بار میں زیادہ سے زیادہ 20 صفحات یا فائلیں۔ جب آپ ایک سے زیادہ چنتے ہیں تو ایپ انہیں اپ لوڈ کرتی ہے، اسکرین آپ کو واپس دیتی ہے، اور پڑھنے اور محفوظ کرنے کا کام پس منظر میں مکمل کرتی ہے۔ ایک نوٹیفکیشن بتاتا ہے کہ کتنی بنیں، کتنی آپ کی توجہ چاہتی ہیں، اور کتنی اس لیے چھوڑ دی گئیں کہ ان کا نمبر پہلے سے موجود تھا۔

شیٹ سے شامل کریں

جب آپ کی بہت سی انوائسز اسپریڈشیٹ میں ہوں تو CSV یا XLSX فائل درآمد کریں۔ درآمد ڈائیلاگ کے اندر سے ٹیمپلیٹ ڈاؤن لوڈ کریں تاکہ کالم مل جائیں، قطاریں پیسٹ کریں یا فائلیں چنیں، اور پیش نظارہ دیکھیں: کچھ بھی بننے سے پہلے ہر قطار کی جانچ ہوتی ہے اور مسئلے والی قطاروں کی نشاندہی ہوتی ہے۔ شیٹ میں ہر الگ انوائس نمبر ایک انوائس بنتا ہے۔ ایک انوائس جائزے کے لیے کھلتی ہے؛ کئی انوائسز ایک بیچ کے طور پر چلتی ہیں، بالکل اسکین شدہ دستاویزات کی طرح۔

پہلے ایپ آزمائیں

ڈیمو اکاؤنٹ کاروباری تفصیلات بھرنے سے پہلے ایک فروخت مکمل طور پر، اس کے کسٹمر اور پروڈکٹس سمیت، بنا سکتا ہے۔ باقی ہر چیز وہ مختصر فارم کھولتی ہے جو ڈیمو کو آپ کے اصل کاروباری اکاؤنٹ میں بدل دیتا ہے۔

ہر انوائس محفوظ ہوتے ہی مکمل نہیں ہو جاتی۔ اسکین شدہ دستاویزات غلط پڑھی جا سکتی ہیں، درآمد شدہ قطاریں نامکمل ہو سکتی ہیں، اور ای-انوائسنگ قواعد ایسی تفصیلات مانگتے ہیں جو کاغذی انوائس پر کبھی نہیں ہوتیں۔ جو بھی چیز آپ کے فیصلے کی منتظر ہو وہ ڈیش بورڈ پر جائزہ درکار کے نیچے رکھی جاتی ہے۔

جائزہ درکار میں کیا آتا ہے

• اسکین یا درآمد شدہ انوائس جس کا کسٹمر، سپلائر یا پروڈکٹ آپ کی ڈائریکٹری میں کسی سے نہ ملا ہو۔
• ایسی لائن جس کی قیمت محفوظ پروڈکٹ کی قیمت سے مختلف ہو۔
• ایسی انوائس جس میں قواعد کو درکار تفصیل نہ ہو — خریدار کا TRN، پتے کی سطر، امارت، قانونی رجسٹریشن نمبر۔
• وہ انوائس جو آپ نے بعد میں جائزہ لیں کے ساتھ محفوظ کی۔

جائزہ کیسے مکمل کریں

1. قطار پر ٹیپ کریں۔ جائزہ پہلی اس چیز پر کھلتا ہے جو آپ کی توجہ چاہتی ہے اور باقی نیچے درج ہوتی ہیں۔
2. غیر مطابق فریق یا پروڈکٹ کے لیے یا تو وہ موجودہ ریکارڈ چنیں جو اسے ہونا چاہیے، اسے نیا شامل کریں، یا دستاویز پر دکھائی گئی قدر کی تصدیق کریں۔
3. غائب خانے کے لیے قدر ٹائپ کریں۔ آپ کے اپنے کاروبار سے متعلق خانوں پر «آپ کا کاروبار» لکھا ہوتا ہے اور وہ اسی وقت کاروباری معلومات میں محفوظ ہو جاتے ہیں، تاکہ آپ انہیں ایک ہی بار درست کریں۔
4. تمام تبدیلیاں محفوظ کریں دبائیں۔ انوائس فوراً دوبارہ جانچی جاتی ہے اور جب کچھ باقی نہ رہے تو قطار غائب ہو جاتی ہے۔

انوائس کی حیثیت پڑھنا

ہر انوائس پر تعمیل کا نشان ہوتا ہے۔ مکمل کا مطلب ہے کہ قواعد کو درکار ہر تفصیل موجود ہے۔ نامکمل کا مطلب ہے کہ کچھ باقی ہے، اور ابھی جائزہ لیں آپ کو سیدھا وہیں لے جاتا ہے۔ مکمل انوائس پر پھر بھی کاروباری تصدیق کا انتظار دکھ سکتا ہے — انوائس ٹھیک ہے؛ روک آپ کے کاروباری پروفائل پر ہے اور تصدیق منظور ہوتے ہی ہٹ جاتی ہے۔

صرف مکمل اور تصدیق شدہ فروخت ہی ای-انوائس XML کے طور پر برآمد، بغیر ڈرافٹ واٹر مارک PDF کے طور پر ای میل، یا کریڈٹ کی جا سکتی ہے۔

کسٹمر وہ کاروبار ہیں جنہیں آپ بیچتے ہیں؛ سپلائر وہ جن سے آپ خریدتے ہیں۔ ہر ایک کی اپنی ڈائریکٹری ہے اور ہر ریکارڈ میں وہ سب ہوتا ہے جو انوائس کو اس فریق کے بارے میں چاہیے: قانونی نام، ویٹ کی حیثیت، TRN، اختیاری TIN، قانونی رجسٹریشن کی تفصیلات، پتا اور امارت، اور رابطہ نمبر۔

فریق شامل کرنا

شامل کریں بٹن چار ذرائع دیتا ہے:

• دستی طور پر شامل کریں — تفصیلات خود ٹائپ کریں۔ TRN 15 ہندسوں کا ہونا چاہیے؛ TIN 10 ہندسوں کا ہے جو 1 سے شروع ہوتا ہے۔ فریق کو ویٹ رجسٹرڈ تبھی نشان زد کریں جب اس کا TRN آپ کے پاس ہو۔
• دستاویز سے شامل کریں — بزنس کارڈ، لیٹر ہیڈ یا انوائس کی تصویر لیں اور ایپ کو فارم پہلے سے بھرنے دیں۔ محفوظ کرنے سے پہلے تجاویز دیکھ لیں۔
• Fatura Sahla بزنس کوڈ سے شامل کریں — اگر دوسرا کاروبار بھی Fatura Sahla استعمال کرتا ہے تو اس کا چھ حرفی بزنس کوڈ مانگیں۔ اس کی تصدیق شدہ تفصیلات بالکل ویسے ہی بھر جاتی ہیں جیسے اس نے درج کی تھیں۔
• شیٹ سے شامل کریں — CSV یا XLSX سے بہت سے فریق درآمد کریں۔ ٹیمپلیٹ متوقع کالم دکھاتا ہے۔

انہیں خود بھرنے دیں

کسٹمر کی تفصیلات ٹائپ کرنے کے بجائے اسے مدعو کریں۔ کسٹمر مدعو کریں (یا سپلائر) ایک QR کوڈ اور لنک کھولتا ہے؛ جو بھی اسے کھولے وہ اپنی قانونی تفصیلات خود بھرتا ہے، اور ریکارڈ پہنچنے پر آپ کو نوٹیفکیشن ملتا ہے۔ ہر محفوظ فریق پر اس مخصوص کاروبار کو دعوت بھیجنے کے لیے اپنا شیئر بٹن بھی ہوتا ہے۔

ریکارڈ درست رکھنا

ہر کارڈ پر کال، ای میل اور واٹس ایپ کا شارٹ کٹ ہوتا ہے۔ جو فریق کسی انوائس پر آ چکا ہو اسے حذف نہیں کیا جا سکتا، تاکہ آپ کے ریکارڈ ان انوائسز سے ہم آہنگ رہیں جن میں اس کا نام ہے۔

پروڈکٹ یا سروس ایک قابلِ استعمال انوائس لائن ہے: نام، اختیاری SKU، پیمائش کی اکائی، ویٹ سے پہلے کی یونٹ قیمت، اور ویٹ کی قسم اور شرح۔ انہیں ایک بار محفوظ کر لینے سے دستی انوائسز یکساں رہتی ہیں اور اسکین شدہ دستاویزات کے پاس ملانے کو کچھ ہوتا ہے۔

لائن پر ویٹ

زیادہ تر اشیا 5% معیاری شرح پر ہیں۔ برآمدات اور دیگر صفر شرح کی فراہمیوں کے لیے صفر شرح چنیں، اور ان فراہمیوں کے لیے مستثنیٰ جنہیں قانون مستثنیٰ قرار دیتا ہے — ایپ وہ استثنا کی وجہ پوچھتی ہے جو اسے انوائس پر درکار ہوگی۔ جو فروخت کنندہ ویٹ رجسٹرڈ نہ ہو وہ تجارتی انوائسز جاری کرتا ہے؛ اس کی لائنوں پر کوئی ویٹ نہیں ہوتا۔

پروڈکٹس دستاویزات سے کیسے ملتے ہیں

جب اسکین شدہ یا واٹس ایپ انوائس کسی لائن کا نام لیتی ہے تو ایپ مطابق پروڈکٹ تلاش کرتی ہے۔ مختلف قیمت والے مطابق کی نشاندہی کی جاتی ہے تاکہ آپ اس انوائس کے لیے دستاویز کی قیمت کی تصدیق کریں یا کیٹلاگ درست کریں۔ بغیر مطابق لائن کو جائزے سے نیا پروڈکٹ بنایا جا سکتا ہے، تاکہ اگلی دستاویز بغیر پوچھے مل جائے۔

کیٹلاگ درآمد کرنا

ٹیمپلیٹ کے ساتھ شیٹ سے شامل کریں استعمال کریں۔ نام اور یونٹ قیمت لازمی ہیں؛ ویٹ کی قسم اور شرح کچھ بھی محفوظ ہونے سے پہلے جانچی جاتی ہے، اور مسئلے والی قطاریں درستی کے لیے پیش نظارہ میں رہتی ہیں۔

کریڈٹ نوٹ آپ کی پہلے سے جاری فروخت کو واپس یا کم کرتا ہے۔ واپسی، زائد وصولی یا منسوخ آرڈر سنبھالنے کا یہی درست طریقہ ہے — اصل انوائس جوں کی توں رہتی ہے اور کریڈٹ نوٹ اس پر تصحیح درج کرتا ہے۔

جاری کرنا

1. سیلز میں فروخت کھولیں اور کریڈٹ نوٹ جاری کریں دبائیں۔
2. باقی سب کچھ واپس کرنے کے لیے مکمل کریڈٹ چنیں، یا لائنیں اور مقداریں چننے کے لیے جزوی کریڈٹ۔
3. وجہ بتائیں۔ کچھ وجوہات مخصوص ہیں اور کچھ عمومی؛ آپ کے ریکارڈ کے لیے عمومی وجہ کافی ہے، مگر کریڈٹ نوٹ کو XML کے طور پر برآمد کرنے کے لیے مخصوص وجہ درکار ہے۔
4. تصدیق کریں۔ ویٹ کریڈٹ کی گئی لائنوں سے سرور پر دوبارہ گنا جاتا ہے، اس لیے نوٹ کبھی انوائس پر لگے ویٹ سے زیادہ کریڈٹ نہیں کر سکتا۔

کریڈٹ نوٹ انوائس پر باقی رقم سے زیادہ نہیں ہو سکتا، اور ہر ایک انوائس کی تفصیل پر اپنے PDF اور XML برآمد کے ساتھ دکھتا ہے۔ کریڈٹ نوٹس آپ کے کاروبار کی تصدیق کے بعد دستیاب ہوتے ہیں۔

آپ ایپ کھولے بغیر، Fatura Sahla کے کاروباری واٹس ایپ نمبر پر بھیج کر انوائسز بنا سکتے ہیں۔ یہ انوائس کی تصویر یا PDF کے لیے، اور مختصر پیغام میں ٹائپ کی گئی انوائس کے لیے کام کرتا ہے۔

پہلے اپنا نمبر تصدیق کریں

ترتیبات میں اپنا واٹس ایپ نمبر درج کریں اور واٹس ایپ پر تصدیق کریں دبائیں۔ یہ پہلے سے بھرے پیغام کے ساتھ چیٹ کھولتا ہے؛ اسے بھیجیں اور نمبر تصدیق شدہ ہو جاتا ہے۔ صرف تصدیق شدہ نمبر کے پیغام قبول ہوتے ہیں، تاکہ کوئی نامعلوم فون سے آپ کے نام پر انوائسز نہ بنا سکے۔

دستاویز بھیجنا

تصویر یا PDF بھیجیں۔ ایپ اسے پڑھتی ہے اور جو ملا اس کی نمبر شدہ فہرست بھیجتی ہے — فروخت کنندہ، خریدار، ہر لائن، میزان — ہر اس چیز کے ساتھ نشان جو نہ مل سکی، جیسے آپ کی ڈائریکٹری میں غیر موجود خریدار یا کیٹلاگ سے مختلف قیمت۔ نمبر اور تصحیح کے ساتھ جواب دیں، مثلاً آئٹم 2 بدلنے کے لیے 2 ACME LLC؛ نامعلوم خریدار محفوظ کرنے کے لیے ADD BUYER؛ اور فہرست درست ہو جائے تو OK۔ انوائس بن جاتی ہے اور اس کی PDF آپ کو واپس بھیجی جاتی ہے۔

انوائس ٹائپ کرنا

create invoice لکھ کر جواب دیں اور ایپ ٹیمپلیٹ بھیجتی ہے: ایک BUYER سطر، ہر پروڈکٹ کے لیے ایک ITEM سطر جس میں مقدار کے لیے x اور ویٹ سے پہلے کی یونٹ قیمت کے لیے @ ہو، اختیاری DISCOUNT سطر، اور END۔ اسے بھر کر بھیجیں۔ آگے وہی نمبر شدہ فہرست اور وہی OK ہے۔

جواب اس زبان میں آتے ہیں جو آپ نے ترتیبات میں چنی ہے۔ اگر دستاویز کا انوائس نمبر پہلے سے آپ کے اکاؤنٹ میں ہو تو ایپ بتا دیتی ہے اور کچھ نہیں بناتی، اس لیے فارورڈ کی گئی انوائس کبھی دو بار محفوظ نہیں ہوتی۔